Het onboarding proces is een cruciaal moment voor werkgevers om de harten en geesten van nieuwe medewerkers te winnen. Dit kernmoment bepaalt of nieuwe werknemers zich betrokken voelen of juist afhaken. Het is een kans om een blijvende indruk achter te laten die nieuwe medewerkers gedurende hun hele carrière met zich mee zullen dragen. Jammer genoeg zien veel organisaties deze kostbare momenten over het hoofd. In plaats van emotionele verbondenheid te creëren, overladen HR-professionals de nieuwkomers vaak met een vloedgolf aan materialen en informatie.

Uw eerste dag op een nieuwe baan kan hectisch zijn, het kan voelen alsof u overweldigd wordt door een overdaad aan informatie en indrukken. Helaas doen slecht geplande onthaalprocedures afbreuk aan uw beginervaring. Zo kunt u de indruk krijgen dat het bedrijf slecht georganiseerd is en denken dat u een vergissing heeft begaan door de baan te accepteren. Een effectieve onboarding vermijdt deze valkuilen en positioneert nieuwe werknemers voor succes. Zonder een zorgvuldig onboardingstraject verspillen organisaties de energie en tijd die ze hebben gestoken in het wervings- en selectieproces.

De ideale onboarding

Bij een effectieve onboarding draait alles om een warm welkom voor uw nieuwe medewerkers. U wilt toch ook dat ze zich snel thuis voelen binnen uw organisatie? Een goed begin is het halve werk. Hier zijn enkele kernpunten die u kunt gebruiken om uw onboardingproces te optimaliseren:

• Eerste indrukken zijn blijvend: Zorg voor een gestructureerde eerste dag waarin u uw bedrijfscultuur benadrukt en de nieuwe teamleden aan collega’s voorstelt.

• Duidelijke verwachtingen scheppen: Geef heldere uitleg over de werkzaamheden en resultaten die u verwacht. Dit helpt bij het snel opbouwen van vertrouwen en zelfredzaamheid.

• Mentorschap en ondersteuning: Stel een mentor of buddy aan voor persoonlijke begeleiding. Dit verbetert de integratie en zorgt voor een aanspreekpunt bij vragen.

• Training en ontwikkeling: Zorg voor relevante trainingen die bijdragen aan de groei van uw medewerkers en hun competenties verrijken.

• Feedback en communicatie: Moedig feedback aan en bied regelmatige check-ins om de vorderingen te bespreken en waar nodig bij te sturen.

Door deze elementen in uw onboardingproces te verwerken, creëert u een positieve werksfeer en legt u de basis voor een langdurige en succesvolle werkrelatie.

Niet alleen het feestje van HR

Bij het succesvol integreren van nieuwe medewerkers in een organisatie, gaat het om meer dan alleen een activiteit van de HR-afdeling. Goede onboarding raakt alle lagen binnen een bedrijf en iedereen heeft hierin een rol te spelen.

Betrokkenheid van het team:

• Maak collega’s bewust van hun invloed op de onboarding ervaring van nieuwe collega’s.
• Organiseer kennismakingsmomenten zodat nieuwe werknemers banden kunnen vormen.

Support van de manager:

• Zorg dat de leidinggevende duidelijk weet wat de verwachtingen zijn van een nieuwe werknemer.
• De manager dient als eerste aanspreekpunt en gids tijdens het onboardingproces.

Resource beschikbaarheid:

• Een pakket met de nodige middelen en informatie moet op dag één klaarliggen.
• Denk hierbij aan technische apparatuur, maar ook toegang tot communicatieplatforms en bedrijfsdocumentatie.

Onthoud dat een sterke start van cruciaal belang is voor langdurige betrokkenheid en productiviteit van de medewerker. Een indrukwekkend onboarding programma kan, volgens Effectory, de bevlogenheid verhogen en medewerkers motiveren om snel zelfstandig te presteren.

Een goede eerste indruk kan niet worden overgedaan; een goed georchestreerd onboardingproces laat zien dat een bedrijf waarde hecht aan zijn personeel en hun ontwikkeling binnen het bedrijf. Hierdoor voelen nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd, wat essentieel is voor hun welzijn en retentie.

Concentratie op de Beleving

Wanneer je als nieuwe medewerker begint, is de eerste indruk van het bedrijf cruciaal. Het is het startpunt van een inwerkperiode die weken, soms maanden, in beslag neemt. In deze periode draait alles om jouw tevredenheid en productiviteit, dus het is belangrijk dat je je snel thuis voelt en klaar bent voor je functie.

Inwerken gaat verder dan alleen oriëntatie; het is een fase waarin je jouw plek binnen de missie van het bedrijf zoekt. Binnen 90 dagen kun je laten zien dat je een succesvol onderdeel bent van het team. Het gaat om meer dan alleen het begrijpen van praktische zaken; het omvat ook het kennismaken met de cultuur en waarden van de organisatie.

Hier zijn enkele tips om de onboarding te verbeteren:

• Juridische en beleidsmatige zaken: Wees op de hoogte van de regels, maar focus niet alleen hierop.
• Jouw rol en verwachtingen: Zorg dat je precies weet wat er van je verwacht wordt in je baan.
• Bedrijfscultuur: Duik in de normen en waarden van het bedrijf om snel onderdeel te worden van het team.
• Persoonlijke connecties: Bouw een netwerk op met collega’s en zoek een ‘buddy‘ die je begeleidt.

Het gebruik van technologie kan het administratieve proces vereenvoudigen. In plaats van een overvloed aan informatie te moeten onthouden, leer je hoe je toegang krijgt tot de benodigde gegevens op momenten dat het jou uitkomt.

Onthoud dat technologie nooit de persoonlijke interacties kan vervangen die essentieel zijn voor een warm welkom en werkgeluk. Het is de mix van techniek en persoonlijk contact die de inwerktijd productief en aangenaam maakt, en jou helpt om te wennen aan veranderingen en een integraal deel van het team te worden.

Concentreer op Cultuur en Connectie

Bij de integratie van nieuwe medewerkers staat de cultuur van uw organisatie centraal. Het is belangrijk om deze periode te gebruiken om verhalen te delen die de kernwaarden en missie illustreren. Verhalen vertellen is een kunst die verbondenheid creëert.

• Luister naar wat de nieuwe teamleden meebrengen.
• Combineer hun ervaringen met de visie van uw bedrijf.
• Gebruik video’s of presentaties die het unieke gedrag en de commitment van bestaande teamleden laten zien.

Een persoonlijke aanpak toont de waarden van het bedrijf en ondersteunt nieuwe leden om zich veilig en betrokken te voelen. Leidinggevenden spelen hierbij een cruciale rol door als mentor op te treden en zo stress tijdens de integratie te minimaliseren. Dit draagt bij aan het behouden en boeien van waardevolle medewerkers.

Investeer in Carrièreontwikkeling

Het is voor u van belang dat u uw carrièregroei stimuleert. Jonge werknemers hebben vaak een focus op leren en groeien, en zij zoeken naar heldere stappen om vooruit te komen in hun loopbaan. Door in hun ontwikkeling te investeren, laat u zien dat u hun inzet en groei waardeert, wat kan leiden tot een hogere betrokkenheid en minder verloop.

Hier zijn enkele strategieën om de carrièreontwikkeling van uw werknemers te bevorderen:

• Roterende opdrachten: Bied mogelijkheden om verschillende rollen binnen het bedrijf te verkennen. Dit verhoogt de kennis en vaardigheden.

• Cross-training: Hiermee worden medewerkers veelzijdiger en wordt hun autonomie bevorderd.

• Ideeënplatform: Laat werknemers hun ideeën laten zien en horen, wat bijdraagt aan een cultuur van feedback en verbetering.

Bijvoorbeeld, een bedrijf genaamd Pal’s Sudden Service heeft indrukwekkende resultaten geboekt met hun benadering van constante leer-, training- en coachingmogelijkheden. Dit resulteerde in een lage verlooppercentage en trouwe klanten.

Om groei vanaf het begin mogelijk te maken, is het raadzaam om tijdens de inwerkperiode al de ontwikkelingskansen te schetsen. Dit laat zien hoe medewerkers kunnen bijdragen aan de organisatie en tegelijkertijd hun eigen carrièredoelen bereiken.

Na de oriëntatie, kunt u uw nieuwe werknemers vragen om feedback om ervoor te zorgen dat aan hun verwachtingen wordt voldaan. Indien nodig kunt u het proces aanpassen. Regelmatige check-ins benadrukken dat u hun inbreng waardeert en bereid bent te investeren in hun verbetering.

Maak de Zakelijke Zaak

Zorg ervoor dat uw HR-afdeling nauw samenwerkt met alle belanghebbenden binnen uw organisatie om een effectief onboarding proces te garanderen. Dit is essentieel voor een optimale introductie van nieuw personeel. Een goed gestructureerde introductie draagt bij aan de duurzaamheid van de werkrelatie, waarbij uit cijfers blijkt dat 69% van de werknemers na een geslaagde onboarding drie jaar bij het bedrijf blijft.

Een duidelijk proces voor personeelsintroductie vergroot de kans dat nieuwe medewerkers na drie jaar nog steeds deel uitmaken van uw organisatie met 58%. Daarbij worden de krachten van nieuwe medewerkers 50% productiever wanneer zij door een standaard onboarding programma zijn gegaan.

Het is een uitdaging die groter is dan één persoon of afdeling aankan. Overgeef de belangrijkheid van een inclusieve onboarding aan uw managers en train hen in hun rol hierin.

Door persoonlijke verantwoordelijkheid te benadrukken, van de frontlinie tot aan het senior management, zult u merken dat het verloop onder nieuw personeel terugloopt. Dit is niet alleen een streefdoel; het kan daadwerkelijk gerealiseerd worden door samenwerking en inzet. Als nieuwe medewerkers consequent dezelfde ervaringen hebben, voornamelijk door betrokkenheid van het management bij de introductie en training, zal dit leiden tot een succesvoller integratieproces, met als gevolg dat het rekruteren van talent via uw huidige werknemers gemakkelijker wordt—een sterke boost voor uw employer branding.

Zet uw doelen, versterk uw processen en houd de kosten en eisen voor werving en selectie in het oog. Met een jaarlijks terugkerend salaris als uitgangspunt kan de waarde van een sterke onbranding zeker worden aangetoond.