HR- en L&D-teams besteden veel aandacht aan onboarding, omdat bijna een kwart van de nieuwe werknemers binnen de eerste 45 dagen vertrekt. Maar wist je dat de oplossing voor het verminderen van verloop tijdens de onboarding-periode niet tijdens onboarding hoeft te gebeuren? Als je namelijk wacht tot dag één om een nieuwe werknemer te betrekken, loop je al achter: in 2019 meldde 65% van de werkgevers dat ze mensen hebben aangenomen die niet komen opdagen op hun eerste dag.

Preboarding is de tijd tussen het tekenen van een arbeidscontract en de start van de baan, en het kan het verschil maken in de ervaring van een nieuwe werknemer. Als preboarding niet goed wordt aangepakt, worstelt 80% van de werknemers met angst terwijl ze wachten om aan hun nieuwe baan te beginnen, en dit gevoel blijft hangen na hun startdatum en beschadigt enthousiasme, productiviteit en loyaliteit. Nog erger is dat twijfels kunnen leiden tot het afzeggen van een geaccepteerde positie: volgens een enquête uit 2019 heeft 28% van de professionals dit gedaan.

Belangrijkste punten

• Preboarding is de tijd tussen het tekenen van een arbeidscontract en de start van de baan, en het kan het verschil maken in de ervaring van een nieuwe werknemer.
• Het is belangrijk om preboarding serieus te nemen, omdat het de kans op een succesvolle eerste dag en een langdurige relatie tussen de werknemer en het bedrijf vergroot.
• Door te investeren in preboarding kunnen werkgevers een solide basis leggen voor een succesvolle onboarding-ervaring.

Ontbreekt er een stap in uw preboarding?

Een goede preboarding is van cruciaal belang om nieuwe medewerkers een warm welkom te geven en hen te helpen zich snel thuis te voelen in hun nieuwe functie. Als u merkt dat uw preboardingproces niet helemaal soepel verloopt, kan het zijn dat er een stap ontbreekt. Hier zijn enkele veelvoorkomende stappen die u misschien over het hoofd ziet:

• Introductie van het team en de bedrijfscultuur
• Uitleg over de functie en de verwachtingen van de werkgever
• Informatie over de voordelen en arbeidsvoorwaarden
• Het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan

Door deze stappen toe te voegen aan uw preboardingproces, kunt u ervoor zorgen dat uw nieuwe medewerkers zich gewaardeerd en goed voorbereid voelen voordat ze op hun eerste werkdag verschijnen.

1. Stuur preboarding geschenken (of een gepersonaliseerd welkom)

Het sturen van preboarding geschenken is een geweldige manier om nieuwe medewerkers te laten zien dat je serieus bent over het opbouwen van een goede relatie met hen. Hoewel een baan een salaris, kansen voor loopbaanontwikkeling en misschien zelfs gezondheidsvoordelen biedt, kunnen kleine gebaren net zo belangrijk zijn. Het sturen van een welkomstpakket of gepersonaliseerd geschenk tijdens de preboarding periode kan de nieuwe medewerker enthousiast maken en bevestigen dat hij of zij de juiste beslissing heeft genomen.

Tech-giganten zoals Dropbox, Salesforce en Google sturen uitgebreide welkomstpakketten met merkpennen, notitieboekjes, mokken en tote bags. Als alternatief kunt u kiezen voor meer creatieve geschenken (zoals slinkies, granola, emaille pinnen of een potplant) om een beter verhaal te vertellen over de identiteit en waarden van uw bedrijf.

Niet elke organisatie kan zich extravagant welkomstpakketten veroorloven, maar net als bij verjaardagsgeschenken is het de gedachte die telt. Een handgeschreven, gepersonaliseerde ansichtkaart kan bijvoorbeeld zonder hoge kosten laten zien dat u weet dat uw nieuwe medewerker een beetje extra inspanning waard is.

U kunt ook een welkomst-e-mail sturen waarin u uw enthousiasme over het feit dat ze zich bij het team voegen uit, een inleidende onboarding-video van de CEO of de aanwervingsmanager of een brief van een teamlid met wat on-the-job anekdotes en insider-tips.

Hier is een klein maar impactvol plug-and-play e-mail die we naar elk van onze nieuwe medewerkers sturen tijdens de preboarding periode:

Onderwerp: Welkom bij [bedrijfsnaam]

Hallo [naam],

We willen je graag welkom heten bij [bedrijfsnaam] en je bedanken voor het kiezen van ons als jouw nieuwe werkgever. We zijn erg enthousiast om met jou samen te werken en kijken er naar uit om je te ontmoeten op je eerste werkdag.

In de tussentijd willen we je graag wat informatie geven om je te helpen je voor te bereiden op je nieuwe rol. In deze e-mail vind je een link naar onze onboarding portal, waar je belangrijke informatie kunt vinden over onze bedrijfscultuur, onze producten en diensten en onze verwachtingen van jou als nieuwe medewerker.

Als je vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn hier om je te helpen en willen ervoor zorgen dat je een vliegende start maakt bij [bedrijfsnaam].

Met vriendelijke groet,

[Naam]

Een welkomst-e-mail kan een geweldige manier zijn om de nieuwe medewerker te laten zien dat je enthousiast bent over hun komst en dat je klaar staat om hen te ondersteunen. Het is ook een kans om wat nuttige informatie te delen en hen te helpen zich voor te bereiden op hun nieuwe rol.

2. Vraag feedback over uw wervingsproces

Het vragen van feedback over het wervingsproces markeert de overgang van kandidaat naar teamlid en stelt u in staat om top-of-mind commentaar te verzamelen om uw wervingsproces te verbeteren. Het is belangrijk om de nadruk te leggen op de empowerment van de werknemer, omdat dit de productiviteit, creativiteit en afstemming van persoonlijke en bedrijfsgroei bevordert. Het is het gemakkelijkst om dit vanaf het begin te vestigen. Door uw nieuwe werknemer tijdens de preboarding te vragen om feedback, bereidt u hem of haar voor om zich gewaardeerd te voelen en moedigt u hem of haar aan om een impact te maken. Dit vestigt ook een doorlopende lijn van feedback, wat belangrijke strategieën zijn om de retentie te verhogen.

Het vragen van feedback is niet alleen belangrijk voor de nieuwe werknemer. Er is geen betere bron van inzicht in uw wervingsproces dan een recente deelnemer, en die inzichten kunnen een aanzienlijk effect hebben op uw bottom line. In 2018 heeft 72% van de werkzoekenden gepost over een slechte ervaring met een bedrijf tijdens het werven, en deze slechte publiciteit kan top talent ontmoedigen om te solliciteren: 55% van de werkzoekenden heeft het indienen van een sollicitatie bij een bedrijf vermeden na het zien van een slechte recensie online.

Om feedback te verzamelen, kunt u een korte enquête over de kandidaatervaring maken. Een balans tussen gesloten vragen (zoals beoordelingsschaal en waar/onwaar-vragen) en open vragen (die meestal beginnen met “wat,” “hoe,” en “waarom”) zal u een mix van kwantitatieve gegevens en genuanceerde persoonlijke ervaring geven om uw wervingsstrategieën en -processen te verfijnen.

3. Begin met administratieve taken

Tijdens de preboarding is de nieuwe werknemer waarschijnlijk nerveus en opgewonden; laat deze energie niet verloren gaan. Geef de nieuwe werknemer de kans om een voorsprong te nemen door administratieve taken af te ronden voordat de eerste werkdag begint.

Niemand wil zijn hele eerste werkdag besteden aan het ondertekenen van formulieren en het opzetten van accounts. Maak de verwachtingen duidelijk: benadruk dat het invullen van papierwerk niet verplicht is om van tevoren af te ronden, maar leg uit waarom het handig kan zijn om hiermee te beginnen.

Terwijl de werknemers items van hun to-do lijst afvinken, zal het meeste werk – namelijk georganiseerd blijven – op HR neerkomen. Maak een enkele, gecentraliseerde lijst met taken voor nieuwe werknemers om door te werken, waaronder:

• het activeren van bedrijfsaccounts (e-mail, Slack en andere communicatie-/productiviteitstools);
• het verifiëren van persoonlijke gegevens voor de bedrijfsdirectory;
• het toevoegen van persoonlijke informatie aan de salarisadministratie software; en
• het invullen van relevante overheidsdocumenten (let op: I-9 formulieren moeten binnen drie dagen na de startdatum van de werknemer worden ondertekend).

Overweeg om deze taken te organiseren en te communiceren met behulp van een tool zoals Trello. Voor referentie, dit is de template die kan worden gebruikt om preboarding taken bij te houden:

Taak	Verantwoordelijke	Deadline
Activeer bedrijfsaccounts	HR	2 dagen voor startdatum
Verifieer persoonlijke gegevens	Nieuwe werknemer	1 dag voor startdatum
Voeg persoonlijke informatie toe aan salarisadministratie software	Nieuwe werknemer	1 dag voor startdatum
Vul overheidsdocumenten in	Nieuwe werknemer	2 dagen voor startdatum

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de nieuwe werknemer zich welkom voelt en niet overweldigd raakt door de administratieve taken op de eerste werkdag. Door deze taken van tevoren af te ronden, kunnen nieuwe werknemers zich concentreren op het leren kennen van het bedrijf en hun nieuwe collega’s.

4. Beantwoord hun vragen over wat ze kunnen verwachten, voordat ze het moeten vragen

Het is belangrijk dat bedrijven hun nieuwe medewerkers zo snel mogelijk op de hoogte stellen van de verwachtingen. Het niet weten van de belangrijkste details kan namelijk leiden tot extra stress en zenuwen bij nieuwe medewerkers. Dit kan voorkomen worden door een lijst met veelgestelde vragen op te stellen. Hierbij kan gedacht worden aan vragen over de werktijden, kledingvoorschriften, parkeergelegenheid, benodigde apparatuur, en waar medewerkers terecht kunnen met vragen.

Het is tevens een goed moment om belangrijke bronnen zoals een medewerkershandboek, een overzicht van de arbeidsvoorwaarden en informatie over de specifieke functie te delen. Dit kan nieuwe medewerkers helpen om zich beter voor te bereiden op hun eerste werkdag en de zenuwen te verminderen.

Jonah Goldstein, het hoofd van leren bij het bedrijf, benadrukt dat het belangrijk is om de vragen van nieuwe medewerkers zo snel mogelijk te beantwoorden om hen gerust te stellen. Door deze informatie op een duidelijke manier te communiceren, kunnen bedrijven voorkomen dat nieuwe medewerkers zich onzeker voelen over wat er van hen verwacht wordt.

5. Verduidelijk het onboarding-schema met kalenderuitnodigingen

Een duidelijk onboarding-schema is essentieel om nieuwe werknemers georganiseerd te houden tijdens de hectische eerste weken. Het is belangrijk om deze uitnodigingen tijdig te verzenden, zodat nieuwe werknemers niet in preboarding limbo blijven hangen.

U kunt de kalender van nieuwe werknemers vullen met trainingssessies, vergaderingen met supervisors/collega’s en bedrijfsbrede evenementen (zoals vieringen, all-hands meetings en vrijwilligersdagen) om te benadrukken dat ze zich aansluiten bij een actieve gemeenschap. Het verstrekken van deze informatie vooraf stelt nieuwe werknemers gerust en zorgt voor een soepele onboarding-ervaring.

6. Nodig ze uit voor een preboarding hangout

Hoewel asynchroon werken de voorkeur heeft, kan niets op tegen face-to-face contact om een gemeenschap op te bouwen.

Een informele bijeenkomst met teamleden is een geweldige gelegenheid voor nieuwe werknemers om relaties op te bouwen voordat ze beginnen. Maaltijden en happy hours zijn populair, maar korte gesprekken om elkaar te leren kennen kunnen ook helpen om vroege banden te smeden. Laat de nieuwe norm u niet in de weg staan – het opbouwen van een gemeenschap virtueel is nog steeds mogelijk.

Overweeg om nieuwe werknemers te koppelen aan één of twee van hun toekomstige collega’s die uitblinken in de bedrijfscultuur. Beperk uitnodigingen niet tot de directe leidinggevende van een nieuwe werknemer: nomineer individuen die uw bedrijf vertegenwoordigen om op te treden als een onboarding-buddy gedurende het hele onboarding-proces.

7. Laat hen rondneuzen op je leerplatform

Tegen de tijd dat een nieuwe werknemer de preboarding fase bereikt, heeft men waarschijnlijk al verteld over de cultuur en waarden van het bedrijf. Vroege toegang tot het leerplatform biedt de mogelijkheid om deze beloften na te komen.

Leerplatforms zijn een belangrijk onderdeel van onboarding en on-the-job training. Het is daarom geen slecht idee om bekend te raken met de tool voordat de werknemer aan de slag gaat. Belangrijker nog, toegang tot het leerplatform stelt nieuwe werknemers in staat om de waarden van het bedrijf in actie te zien.

Bij ENBOQ bijvoorbeeld, leeft men en ademt men collaboratief leren. Het is niet alleen centraal in het product dat men aanbiedt, maar het is ook hoe men het werk gedaan krijgt. Voor hen is er geen betere manier om hun cultuur van leren te begrijpen dan door het transparante leerplatform in actie te zien.

8. Laat hen een persoonlijke introductie maken

Bij preboarding is personalisatie ideaal, en dat geldt ook voor de introductie van nieuwe medewerkers. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers de kans te geven om controle te hebben over hun eerste indruk en om op hun eigen manier een gemeenschap op te bouwen.

Het is echter niet de bedoeling om nieuwe medewerkers te verlammen met te veel opties. Het is beter om enkele parameters te bieden, zoals het maken van een video-introductie van twee minuten, het maken van een diavoorstelling met foto’s en leuke feiten, of het invullen van een kennismakingsquiz. Digitale introducties zijn vooral belangrijk voor grote of externe organisaties, waarbij de nieuwe medewerker niet in staat zal zijn om door het kantoor te lopen en handen te schudden.

Het doel van de introductie is om nieuwe medewerkers aan te moedigen om een vriendelijke en persoonlijke introductie te maken voor hun nieuwe teamgenoten. Bijvoorbeeld, Wistia, een video marketing software bedrijf, heeft een geweldige werknemer introductie video die als voorbeeld kan dienen.

Het is belangrijk om nieuwe medewerkers de vrijheid te geven om hun eigen introductie te creëren, terwijl ze ook enige richtlijnen krijgen om hen te helpen bij het proces.

9. Maak een interne aankondiging om het team voor te bereiden op een warm welkom

Tijdens de pre-boarding fase is het belangrijk om een gevoel van gemeenschap te creëren. Maar uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij het team. Daarom is het belangrijk om het team op één lijn te krijgen voor een warme ontvangst op de eerste dag.

In de aankondiging moet de naam, functie en startdatum van de nieuwe medewerker worden vermeld, samen met hun gepersonaliseerde introductie uit stap 8. Als uw bedrijf groot is en snel nieuwe medewerkers aanneemt, kunnen deze aankondigingen snel oud nieuws worden. Overweeg daarom om alleen het directe team van de nieuwe medewerker op de hoogte te stellen.

Het is het beste om de aankondiging niet te ver van tevoren te doen, zodat deze fris in het geheugen van het team blijft. Om extra inspanning te leveren, kunt u medewerkers vragen om wat tijd vrij te maken voor een eerste (virtuele) lunch of op zijn minst een feestelijke GIF te sturen. Het team moet nieuwe medewerkers verwelkomen op een manier die authentiek aanvoelt voor de bedrijfscultuur; zorg er gewoon voor dat ze op tijd op de hoogte zijn van een warm welkom.

Zoals deze virtuele lunch die we een week voor haar eerste dag hebben uitgenodigd voor onze nieuwe Product Marketing Director:

Datum	Tijd	Deelnemers
10/04/2024	12:00 – 13:00	Nieuwe Product Marketing Director, Marketing Manager, Product Manager, HR Manager

Het organiseren van een virtuele lunch is een geweldige manier om nieuwe medewerkers te verwelkomen en tegelijkertijd een gevoel van gemeenschap te creëren, zelfs op afstand.

Houd het vol: bouwen op een succesvol preboarding programma

Een succesvol preboarding programma is slechts het begin van een goed geïntegreerde en betrokken werknemer. Bij ENBOQ blijven ze deze doelen steeds opnieuw nastreven door een cultuur van leren te bevorderen. Dit begint bij het preboarding proces, gaat verder tijdens het onboarding proces en – als alles goed gaat – blijft het onderdeel van de dagelijkse routine van de werknemers. Naast de negen strategieën om preboarding succesvol te maken, kan men ook de preboarding checklist van ENBOQ raadplegen om er zeker van te zijn dat er geen stappen worden overgeslagen.

Boek nu uw ENBOQ demo

Met ENBOQ kunt u uw nieuwe medewerkers op een effectieve manier inwerken. Om meer te weten te komen over hoe deze oplossing kan worden aangepast aan uw specifieke behoeften, kunt u nu een demo boeken. De demo duurt slechts 30 minuten en is volledig gratis en vrijblijvend.

Veelgestelde vragen

Hoe kan preboarding bijdragen aan het succes van nieuwe medewerkers?

Preboarding kan bijdragen aan het succes van nieuwe medewerkers door hen een gevoel van verbondenheid te geven met hun nieuwe werkgever voordat ze daadwerkelijk beginnen met werken. Dit kan de motivatie van nieuwe medewerkers verhogen en hen helpen om sneller productief te worden.

Welke elementen zijn essentieel in een preboarding programma?

Er zijn verschillende elementen die essentieel zijn in een preboarding programma, waaronder:

• Een welkomstbericht van het management of HR-team
• Een introductie tot de bedrijfscultuur en -waarden
• Informatie over de functie en de verwachtingen van de werkgever
• Een overzicht van de voordelen en arbeidsvoorwaarden
• Een rondleiding door de werkplek en kennismaking met collega’s

Wat zijn effectieve activiteiten om op te nemen in preboarding?

Effectieve activiteiten om op te nemen in preboarding zijn onder meer:

• Een virtuele rondleiding door de werkplek
• Een introductie tot de bedrijfscultuur en -waarden via video’s of webinars
• Een online kennisbank met informatie over de organisatie en de functie
• Een mentorprogramma voor nieuwe medewerkers
• Een welkomstpakket met bedrijfslogo’s en -merchandise

Hoe verschilt preboarding van onboarding en offboarding?

Preboarding vindt plaats vóór de eerste werkdag van een nieuwe medewerker en heeft als doel om de nieuwe medewerker voor te bereiden op zijn of haar nieuwe functie en om hem of haar een gevoel van verbondenheid te geven met de organisatie. Onboarding vindt plaats op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker en heeft als doel om de nieuwe medewerker te integreren in de organisatie en om hem of haar te voorzien van de nodige kennis en vaardigheden om succesvol te zijn in de nieuwe functie. Offboarding vindt plaats wanneer een medewerker de organisatie verlaat en heeft als doel om de medewerker te helpen bij de overgang naar een nieuwe baan of carrière.

Welke stappen moeten worden opgenomen in een preboarding checklist?

Enkele stappen die kunnen worden opgenomen in een preboarding checklist zijn:

• Een welkomstbericht sturen naar de nieuwe medewerker
• Informatie verstrekken over de functie en de organisatie
• Een introductie tot de bedrijfscultuur en -waarden
• Informatie verstrekken over de voordelen en arbeidsvoorwaarden
• De nieuwe medewerker koppelen aan een mentor of buddy
• Een rondleiding door de werkplek en kennismaking met collega’s
• Informatie verstrekken over de IT-systemen en software die worden gebruikt

Op welke manieren kan ENBOQ het preboarding proces verbeteren?

ENBOQ kan het preboarding proces verbeteren door:

• Een welkomstbericht te sturen naar nieuwe medewerkers
• Een online kennisbank te creëren met informatie over de organisatie en de functie
• Virtuele rondleidingen te organiseren door de werkplek
• Een mentorprogramma te starten voor nieuwe medewerkers
• Welkomstpakketten te verstrekken met bedrijfslogo’s en -merchandise